Hoe Optima Administratie omgaat met uw persoonsgegevens.
Optima Administratie hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Wij houden ons hierbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Voor alle vragen over privacy en over deze verklaring kunt u bij bovenstaand e-mailadres terecht.
Wij verwerken persoonsgegevens van drie groepen mensen: bezoekers van onze website en mensen die een offerte aanvragen, onze klanten en hun contactpersonen, en de personen die voorkomen in de administratie die wij voor onze klanten voeren (zoals hun relaties en personeel).
Wij verwerken geen bijzondere categorieen van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of religie), tenzij dat onvermijdelijk voortvloeit uit de aangeleverde administratie en daarvoor een wettelijke basis bestaat.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de onderstaande doelen, en steeds op een geldige grondslag uit de AVG.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beantwoorden van een offerteaanvraag en contact opnemen | Toestemming en maatregelen vooraf aan een overeenkomst |
| Uitvoeren van de boekhoud- en administratiediensten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Voeren van een correcte administratie en facturatie | Wettelijke verplichting |
| Voldoen aan de fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting |
| Beveiligen, onderhouden en verbeteren van website en portal | Gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst |
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen hierboven, of zo lang als de wet voorschrijft.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Financiele en administratieve gegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Klant- en contactgegevens | Duur van de overeenkomst, daarna maximaal 2 jaar |
| Offerteaanvragen die niet tot samenwerking leiden | Maximaal 12 maanden |
| E-mailcorrespondentie | Maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij langer wettelijk vereist |
| Technische logbestanden | Maximaal 12 maanden |
Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met anderen voor commerciele doeleinden. Wij schakelen wel verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Snel.com B.V. | Hosting van de server en opslag van gegevens | Europese Unie (Nederland) |
| Google (Workspace) | E-mail en agenda | Europese Economische Ruimte, met passende waarborgen |
| Exact Online | Boekhoudsoftware, indien voor uw administratie gebruikt | Europese Unie (Nederland) |
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan instanties zoals de Belastingdienst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Vindt er toch doorgifte naar een land daarbuiten plaats, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:
Onze website gebruikt alleen technisch noodzakelijke en functionele gegevens om goed te werken. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en volgen uw surfgedrag niet. Voor de opmaak laden wij lettertypen via Google Fonts; daarbij kan uw IP-adres aan Google worden doorgegeven. De portal gebruikt een noodzakelijke sessiecookie om u ingelogd te houden.
Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen.
Een deel van de gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst te kunnen sluiten en uit te voeren of om aan een wettelijke plicht te voldoen. Verstrekt u die gegevens niet, dan kunnen wij onze dienst mogelijk niet of niet volledig leveren. Overige gegevens verstrekt u op vrijwillige basis.
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
U kunt een verzoek sturen naar Jason@Optima-Administratie.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienst of de wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan het versienummer en de datum.