Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

• Optima Administratie, Tinbergenlaan 5, 3401 MT IJsselstein.
• KVK-nummer 86066625, BTW-nummer NL004185308B20.
• E-mail jason@optima-administratie.nl, telefoon +31 6 49 89 90 97.

Voor alle vragen over privacy en over deze verklaring kunt u bij bovenstaand e-mailadres terecht.

2. Van wie wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van drie groepen mensen: bezoekers van onze website en mensen die een offerte aanvragen, onze klanten en hun contactpersonen, en de personen die voorkomen in de administratie die wij voor onze klanten voeren (zoals hun relaties en personeel).

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Websitebezoekers en offerteaanvragers

• Voor- en achternaam, geboortedatum (indien ingevuld), telefoonnummer en e-mailadres.
• Bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, OB-nummer en vestigingsadres.
• De inhoud van het bericht of de toelichting die u bij uw aanvraag invult.

3.2 Klanten en contactpersonen

• Contact- en identificatiegegevens van u en uw contactpersonen, inclusief wat wij nodig hebben voor wettelijk cliëntenonderzoek.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsvorm, KVK, BTW, OB en RSIN.
• Bankrekeningnummers en gegevens van uw koppeling met de boekhoudsoftware.
• Inloggegevens voor het klantportaal (gebruikersnaam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord).

3.3 Gegevens binnen de administratie

• Financiële en administratieve stukken die u aanlevert: facturen, bonnen, bankmutaties en grootboekgegevens.
• Persoonsgegevens van uw relaties en, waar van toepassing, uw personeel, voor zover die in die stukken voorkomen.

3.4 Technische gegevens

• IP-adres, browsertype en logbestanden die automatisch ontstaan bij het bezoeken van de website en het gebruik van de portal.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of religie), tenzij dat onvermijdelijk voortvloeit uit de aangeleverde administratie en daarvoor een wettelijke basis bestaat.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de onderstaande doelen, en steeds op een geldige grondslag uit de AVG.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen hierboven, of zo lang als de wet voorschrijft.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met anderen voor commerciële doeleinden. Wij schakelen wel verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan instanties zoals de Belastingdienst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Vindt er toch doorgifte naar een land daarbuiten plaats, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor de website en de portal.
• Toegang tot de portal alleen na inloggen met een persoonlijk account.
• Wachtwoorden die uitsluitend versleuteld (als hash) worden bewaard.
• Gegevens en documenten die op een afgeschermde plek staan, gescheiden van het openbare deel van de website.
• Regelmatige updates en back-ups, en toegang die beperkt is tot wie deze nodig heeft.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt alleen technisch noodzakelijke en functionele gegevens om goed te werken. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en volgen uw surfgedrag niet. Voor de opmaak laden wij lettertypen via Google Fonts; daarbij kan uw IP-adres aan Google worden doorgegeven. De portal gebruikt een noodzakelijke sessiecookie om u ingelogd te houden.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor u rechtsgevolgen hebben of u in aanmerkelijke mate treffen.

11. Bent u verplicht gegevens te verstrekken

Een deel van de gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst te kunnen sluiten en uit te voeren of om aan een wettelijke plicht te voldoen. Verstrekt u die gegevens niet, dan kunnen wij onze dienst mogelijk niet of niet volledig leveren. Overige gegevens verstrekt u op vrijwillige basis.

12. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft aangeleverd.
• Recht om een gegeven toestemming weer in te trekken.

U kunt een verzoek sturen naar jason@optima-administratie.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

13. Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienst of de wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan het versienummer en de datum.